Så blir konferensresan en framgång

När konferensresan med företaget ska planeras uppstår en mängd frågor. Då hjälper Reed & Mackays Björn Wigge och hans kollegor till – och en fråga är viktigare att besvara än andra:

– Den absolut viktigaste delen är behovsanalysen, vad vill ni få ut? När IT-utrustning ska köpas in tittar man noga på kostnader och prestanda, men när det kommer till konferenser gör man ofta stora investeringar utan att fundera över behovet. Om du ska få bästa möjliga konferensresa måste mål och syftet vara klart innan planeringen påbörjas, säger Björn Wigge.

– Det är ett drömjobb att få träffa våra kunder över en kopp kaffe och med stora öron noga lyssna vad de vill göra och sen tillsammans med dem jobba fram ett upplägg som skapar de förutsättningar de vill ha för att få ut mesta möjliga av sin investering i personalen eller kunderna. Ju mer information vi kan få, desto större är chansen att konferensarrangemanget blir lyckat.

– Dessutom fanns tid för spontant ”häng” runt poolen och en föreläsning om framtidens utmaningar.

Vad missar företagen ofta vid planeringen av konferensresan?
– Att man trycker in för mycket på kort tid. Värdet av en spontan halvdag på egen hand ska inte underskattas, det kan svetsa samman gruppen. Många tror att ju mer programmet innehåller, desto bättre. Jag upplever att det snarare är tvärtom.

Få hjälp att planera konferensresan, se våra konferensförslag här!

En del företag väljer att planera konferensresan på egen hand. Björn menar dock att fördelarna med att anlita en resebyrå överväger.

– Företaget får tid till annat. Det tar många timmar att leta upp, jämföra och boka flyg, boende, transporter, restauranger, aktiviteter för en hel grupp. Dessutom skapar det en betydlig administration. I stället för att någon på företaget ska lägga tid och organisera hela resan syr en specialist ihop allt och samlar dessutom alla delar på en faktura.

– Bokar ett företag hela sin konferensresa via en seriös aktör som är hela deras investering skyddad enligt resegarantilagen mot olika oförutsägbara händelser. Då får de pengarna tillbaka eller ett annat likvärdigt alternativ om något skulle hända så de inte kommer iväg. Skulle de däremot boka de olika delarna av konferensresan själva eller via flera olika partners har de inte alls samma skydd om något händer, då kan mycket pengar snabbt gå förlorade.

Tips för en lyckad konferensKontakta Reed & Mackay gällande affärsresor, möten, events eller konferens