Upplev en ny typ av konferensresa

Är det dags att testa något nytt? En upplevelsebaserad konferensresa kan fördjupa relationen bland medarbetarna, skapa bättre harmoni och öka kreativiteten. Psykologen Torbjörn Vestberg förklarar varför. Reseexperten Beatrice Larsson tipsar om hur du tänker utanför boxen inför nästa resa.

– Det är kognitivt spännande för hjärnan med nya intryck. Nya stimuli gör oss mer vakna och kan i sig bidra till skapandet av nya idéer. Att aktivera sig tillsammans med arbetskollegor i en ny kontext kan leda till bättre harmoni – men det förutsätter att det är en inkluderande grupp där ingen känner sig utanför, säger Torbjörn Vestberg som är legitimerad psykolog och forskare vid Karolinska Institutet.

Vi människor visar upp olika sidor av oss själva när vi sätts i olika situationer. Flyttar du arbetsgruppen bort från det traditionella kontoret kan det uppstå en annan gruppidentitet och nya hierarkier. Men Torbjörn betonar att nya gruppidentiteter inte automatiskt följer med tillbaka till arbetsplatskontexten.

– Det gäller att vara medveten om att valet av aktivitet kan få vissa deltagare i gruppen att känna att de inte passar in helt. Men nya aktiviteter har också potential att få människor att lyfta och visa upp nya sidor av sig själva som de kanske inte släpper fram på arbetsplatsen.

Tänk utanför boxen

Att tänka i nya banor och utmana kunderna är en viktig del i Beatrice Larssons jobb som projektledare på Reed & Mackay Företag. Många företag har också nya krav på innehåll under resan, vilket gör att det inte bara är destinationen som styr. Beatrices roll är att skräddarsy paket kopplade till möten, event och konferens samt se till att kunden får ut det som de vill av sin resa.

– Ett företag kanske är inställda på att de vill konferera i en storstad. Men i behovsanalysen framgår det att det viktigaste syftet med resan är att medarbetarna ska lära känna varandra. Då kan det vara en bra idé att välja ett boende lite utanför centrum. På så sätt skapar man rum för mer sammanhållning i gruppen. Om det inte finns en massa annat som lockar minimeras också risken att gruppen splittras upp på kvällarna, säger Beatrice Larsson.

Fler artiklar om resor och möten

Vad är syftet med resan?

Enligt Beatrice är det viktigt att bestämma syftet med resan och att tänka genom medarbetarnas tidigare erfarenheter av att resa ihop. Att bo på ett femstjärnigt hotell mitt i centrum eller äta femrättersmiddagar på flådiga restauranger kanske inte är det viktigaste för just era medarbetare. Kanske är det viktigare att satsa på mjuka värden och att alla ska känna sig inkluderade och belönade.

– Ni kanske ska välja ett enklare boende med middagar där de vita dukarna spelar mindre roll och istället satsa på aktiviteterna som ger gruppen mervärde? Kanske räcker det med en prestigelös volleybollturnering på stranden som avslutas med ett dopp i havet och en god picknick. Lägg gärna in lite tid för fritid i programmet. Ses en timme innan middagen, låna ett konferensrum på hotellet och kör ett musikquiz med en fördrink som uppladdning!

Surfcamp i Spanien

En kund till Reed & Mackay ville göra något spektakulärt med sin grupp kopplat till vattensporter. Kunden är ett företag med många medarbetare som är fysiskt aktiva och uppskattar fart och fläkt. Caroline presenterade ett förslag på en surfresort strax söder om Cadiz i Spanien. Kunden nappade direkt.

– Det är ett helt magiskt ställe som erbjuder allt man kan önska om man är intresserad av surfing och andra fysiska aktiviteter. Eftersom medarbetarna befann sig på olika nivåer när det kom till fysisk form och tidigare erfarenhet av surfing såg vi till att erbjuda aktiviteter för alla, till exempel yoga och hästridning. När man som företag planerar en konferensresa är det viktigt att tänka på att alla kan delta i någon av aktiviteterna och på så sätt känna sig delaktiga, säger Beatrice.

En annan kund valde att åka till Marbella för en avslappnande konferens på ett fint hotell. Deras huvudfokus var att göra saker tillsammans och att uppmärksamma att de nått sitt mål det året.

– Jag föreslog att vi skulle hyra hotellets alla tennis- och paddelbanor och att ställa fram schackbräden och kortlekar åt de som ville ägna sig åt lugnare aktiviteter. Det skapade ett himla fint engagemang där alla i gruppen var samlade under avslappande former under hela resan. Det är ett exempel på hur man med relativt små medel kan få ihop något väldigt bra.

Beatrice tips inför resan:

• Fundera på vad ni vill ha ut av resan? Vill ni testa nya aktiviteter? Vad är det viktigaste att lägga fokus på?
   
• Vad intresserar era medarbetare? Är ni en aktiv grupp, en kreativ eller problemlösande grupp eller en splittrad grupp med många olika intressen och personlighetstyper? Det är viktigt att ta reda på så mycket som möjligt om både intressen och personligheter för att hitta rätt typ av aktiviteter.  
   
• Begränsa er inte till de allra vanligaste destinationerna. Det finns så många fler platser att besöka än Prag och Barcelona. Även inom Sveriges gränser finns det otroliga platser att upptäcka. Tänk kreativt och utanför boxen! 
  » Låt dig inspireras här
   
• Kan ni tänka er att resa mitt i veckan? De flesta vill åka torsdag-söndag, vilket påverkar både priset och utbudet. Kan ni tänka er att resa fredag-måndag eller lördag-tisdag? Ju flexiblare ni är, desto billigare kan resan bli.
   

Vill du bolla idéer inför nästa konferens?

Mer att läsa om resor och möten: