Har du någon gång suttit i möte och känt att du slösar bort din tid? Då är du inte ensam. Faktum är att svenska tjänstemän upplever att 50 procent av all mötestid är ineffektiv. Och dåliga möten kostar svenska företag 150 000 kronor per anställd – varje år. Så varför blir vi då inte bättre på att mötas? Vi frågade Micke Darmell, en av Sveriges mest anlitade föreläsare inom möteskultur.
- Bra möten bidrar till bättre resultat, starkare team och en bättre social arbetsmiljö. Men om ett möte saknar tydligt syfte kan det snabbt upplevas som en tidstjuv. Trots att vi har effektiviserat det mesta i våra arbetsprocesser ser vi att produktiviteten överlag sjunker i hela världen. Möteskulturen är den sista bastionen för oss att effektivisera, men den kommer att öka produktiviteten då en bra möteskultur sätter fokus på det som skapar värde, säger Micke Darmell.
Dåliga möten dödar engagemang
Ineffektiva möten innebär inte bara oerhörda summor pengar som kastas bort. Dåliga möten dödar också både engagemanget och arbetsglädjen på arbetsplatsen. Dagens ineffektiva möten skapar mer stress än någonsin till följd av att vi har betydligt mer att göra i dag än för tjugo år sedan. Dessutom har kommunikationskanalerna blivit så många fler. Enligt Micke Darmell bör vi se arbetsplatsens möten som en miniatyr av den organisationskultur som råder.
- Det är i våra möten som vi manifesterar vart vi är på väg som företag. Som chef måste jag ha klart för mig varför vi möts och vad vi vill att våra möten ska leda till. Först då kan jag förmedla det till mina anställda. Man får inte glömma bort att alla människor vill känna lust, delaktighet och ansvar. Det leder till engagemang som i sin tur skapar energi och arbetslust.
Fler artiklar om resor och möten
Strukturell förändring
Så hur ska vi göra för att förändra möteskulturen på vår arbetsplats? Förändringen behöver ske på ett strukturellt plan och får inte bli en separat process vid sidan om allt annat. I stället behöver den integreras i hela organisationen. Vi behöver också definiera vilka möten som behövs för att företaget ska nå sina uppsatta affärsmål och hur de är tänkta att göra det.
– Att leda möten är en kompetens precis som allt annat. Hur många är egentligen utbildade mötesledare? Om jag ska hålla i ett möte men inte är utbildad, kommer jag i stället att leda utifrån min personlighet och då blir det svårare att få med sig alla mötesdeltagare. Att förändra den svenska möteskulturen kräver både en beteendemässig och kulturell förändring, vilket tar tid. Det positiva är att jag märker att allt fler företag har börjat inse att en förändring är nödvändig, säger Micke Darmell.
7 tips till dig som mötesledare för mer effektiva möten
1. Formulera ett tydligt syfte. Varför har vi det här mötet? Kan du inte svara på det så ska du inte ha mötet.
2. Skapa ett tydligt, enkelt och konkret mål. Vad ska vi ha presterat när vi går från mötet? Kommunicera målet redan i kallelsen och skapa en gemensam samsyn med övriga mötesdeltagare.
3. Våga variera er mötesmiljö. Traditionella möteslokaler är så ofantligt tråkiga. Våga pimpa dem, möblera om och tänka nytt. Fundera över i vilka miljöer ni fungerar bäst. Färg och form skapar rum för nya tankar.
4. Planerar du halv- eller heldagsmöten? Avsätt tid då mötesdeltagarna får kolla mail och telefoner så undviker du att alla sitter och fipplar med telefonerna. Övrig tid läggs telefoner och datorer undan. Lägg dock inte mobiltiden i anslutning till fika.
5. Planera in energihöjare. Släng in en tävling, ett quiz eller vad som helst som kan återuppliva energin i rummet. De allra flesta tycker att det är väldigt kul. Det kräver dock ett visst mod från mötesledaren.
6. Vid mötets slut – summera för att säkerställa att alla har uppfattat samma sak. Strunta i långa minnesanteckningar, formulera istället korta actions som gör arbetet framåt så enkelt som möjligt.
7. Avsluta med reflektion. Skapa en positiv spiral genom att ställa frågan: Vad gjorde vi bra i dag? Ge varandra beröm! Alla mår bra av det.
Gör: Föreläsare, författare och grundare till gr8 meetings.
Aktuell med: Boken ”Stoppa tiden – från tidsoptimist till tidsalkemist” och med Möteskulturdagen som hålls i Göteborg, Malmö och Stockholm.
Gillar att: Utmana mig själv genom att sätta mig i nya situationer. Det är så lätt att begränsa sig till invanda perspektiv och miljöer man redan är bekväm i. Varje år går jag därför någon form av ny utbildning eller kurs tillsammans med min sambo.
Vill du bolla idéer inför nästa konferens?
Mer att läsa om resor och möten:
Genom samtal med insiktsfulla människor som på olika sätt berörs av möten och resor i sitt arbete, tittar vi på effekterna av affärsresandet både ur ett ekonomiskt, miljömässigt och mänskligt perspektiv.
Följ oss på LinkedIn och genom att prenumerera på Reed & Mackay Företags affärsnyhetsbrev.
Om du har bokat två enkelbiljetter innebär detta att om den ena flygningen av någon anledning inte genomförs som planerat, avbokas / ändras inte den andra flygningen med automatik, utan du måste själv boka om biljetten.Om biljetten inte är ombokningsbar är det du som står för kostnaden.
