Konferenser kan vara inspirerande och ge företaget en riktig boost. Samtidigt visar en undersökning att vi ägnar fyra veckor om året åt så kallade slösmöten –möten utan tydligt syfte och mål*. Det vill Anna-Klara Larsson från Mindworkout ändra på genom deras modell ”Hjärnsmarta möten”.
Tillsammans med kollegan Caroline Spännar har hon grundat företaget Mindworkout som hjälper människor att träna mentalt och använda hjärnan på ett mer hållbart sätt. Anna-Klara Larsson är civilekonom i grunden och kollegan Caroline är beteendevetare.
— Genom att träna upp förmågan att fokusera, koppla av och lösa problem kan man öka produktiviteten och välmåendet bland sina anställda. Vid traditionella möten fokuserar vi helt på uppgifter vi ska lösa, men möten kräver mycket och ofta ger vi inte våra hjärnor de bästa förutsättningarna. Genom att förstå hur våra hjärnor fungerar och inse vad de behöver kan vi skapa effektivare möten där vi i högre grad uppnår de resultat vi vill, säger Anna-Klara Larsson.
Vår lättstörda hjärna
Förmåga att multitaska ses av många arbetsgivare som en värdefull tillgång. Men vad händer egentligen när vi delar upp vårt fokus mellan olika uppgifter? Studien Wondering Mind från Harvard University visar att vi människor i genomsnitt spenderar 47% av vår vakna tid med att tänka på annat än det vi faktiskt håller på med för tillfället. Hjärnan har ett begränsat uppmärksamhetsfält, är lättstörd, älskar snabba belöningar och fokuserar gärna på hot och osäkerheter, även sociala.
Fler artiklar om möten och affärsresande
1. Minimera distraktionerna
Inkommande jobbmail som plingar till, Facebookuppdateringar, kalenderpåminnelser och sms från sambon – vi bombarderas konstant med information. Har du din telefon eller dator nära är risken därför överhängande att du flera gånger under mötet kommer att bli avbruten. All interaktion innebär beslut och hjärnan blir tröttare ju fler beslut den måste ta. Så småningom leder det till att hjärnan väljer de enklaste och mest energibesparande alternativen, även de som är sämre. Genom att ta bort distraktioner eliminerar vi kravet på mötesdeltagarna att vara tillgängliga och ta beslut som inte rör mötet.
— Plocka bort sådant som kan distrahera – det vill säga datorer och telefoner. Lägg dem i en särskild låda och bestäm en tid då mötesdeltagarna får tillbaka dem, exempelvis vid fikapausen. På detta sätt skapar ni rum för mer närvaro och fokus, säger Anna-Klara.
2. Skapa en tydlig struktur och dela ut uppgifter
Ofta tar man för givet att en och samma person håller i mötena. Detta kan skapa en passivitet bland deltagarna eftersom de inte förväntas delta aktivt. Genom att dela ut olika uppgifter går det att bryta ett sådant mönster. Variera gärna uppgifterna mellan personerna från gång till gång.
— En person kan exempelvis hålla koll på tiden, en annan kan leda mikropauser och en tredje får i uppgift att bidra med positiv input. Det skapar en möjlighetsorienterad känsla vilket gör hjärnan mer glad och avspänd.
3. Gör en mental check-in
Inled själva mötet med att göra en snabb check-in bland mötesdeltagarna. Ofta anländer man med en massa andra tankar som gör det svårt att vara helt närvarande i stunden. Genom att alla ges möjlighet att kort ventilera hjärnan flyttas fokus från andra saker som annars kan tynga.
4. Ta micropauser och tillför syre
Hjärnan behöver återhämtning, syre, energi och en hälsosam stressnivå för att fungera. En bra tumregel är att planera in pauser med jämna mellanrum, minst vart 45:e minut.
— Ta en paus och aktivera kroppen. Du vaknar till och tillför positiv energi och syre till hjärnan. En enkel övning är att alla ställer sig upp och stretchar ut nacke och axlar, eller att man tar någon minut tillsammans och bara andas tysthet innan man fortsätter mötet.
5. Gör något nytt
Genom att införa nya moment i ett möte skapar du också energi och aktivitet samt bryter gamla mönster.
— Testa till exempel att göra en ”skrytrunda” där alla kort får nämna något de är stolta över kopplat till jobbet. Det är inget vi svenskar är vana vid att göra, men det höjer den gemensamma känslan av stolthet och gör deltagarna alerta och närvarande i mötet.
Vill du bolla idéer inför nästa konferens?
* Enligt en undersökning gjord 2017 av Svenska Möten.
Mer att läsa om resor och möten:
Genom samtal med insiktsfulla människor som på olika sätt berörs av möten och resor i sitt arbete, tittar vi på effekterna av affärsresandet både ur ett ekonomiskt, miljömässigt och mänskligt perspektiv.
Följ oss på LinkedIn och genom att prenumerera på Reed & Mackay Företags affärsnyhetsbrev.
Om du har bokat två enkelbiljetter innebär detta att om den ena flygningen av någon anledning inte genomförs som planerat, avbokas / ändras inte den andra flygningen med automatik, utan du måste själv boka om biljetten.Om biljetten inte är ombokningsbar är det du som står för kostnaden.
